Erfolgreich mit hybriden Events
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von Expert-Autorin
Sabine Schrader
von
Expert-Autorin
Sabine Schrader
Tipps und Techniken für erfolgreiche hybride Events.
Interessant für Event-Agenturen, Marketing und Vertrieb, Veranstalter und Kunden.
Öffnen Sie Ihren Kopf für neue Prozesse und Gedanken, für neue Möglichkeiten in einer digitalen Welt und veränderten Ökosystemen.
Schlüsselfaktoren virtueller und hybrider Projekte:
Zukünftige Events auszurichten bedeutet, Gemeinschaftserlebnisse kreativ und neu zu denken! Denn wer hier und jetzt etwas wagt wird auch belohnt!
Anforderungen an virtuell-hybride Veranstaltungen
Der explosionsartige Anstieg von Webinar-Angeboten und die ebenso einsetzende Ermattung diesbezüglich macht deutlich, dass alternative Formate, kreativ gelöst, gefunden werden müssen.
Dennoch bestimmen bei den neuen hybriden Events – ganz klassisch – weiter Zielvorgabe und Budget die zu wählenden Tools, Techniken, Konzepte, Lösungen und Dienstleister! Einige Punkte auf die man dabei schauen sollte:
- EVENTWEBSITE und EVENTPLATTFORM
Sie sollten den Wert der hybriden / virtuellen Veranstaltung vermitteln, den Veranstaltungsplan enthalten, die Acts präsentieren, FAQs enthalten und potenzielle Teilnehmer auf die Registrierung hinweisen.
Eventwebsite und Eventplattform sollten in jede IT-Umgebung, für jeden Browser und jedes Device integriert werden können, um auch Live-3D-Objekte, Diskussionen und Arbeitsgruppen abstimmen zu können. - EVENTREGISTRIERUNGEN und LANDINGPAGES
Die Registrierung wird das erste Instrument zur Datenerfassung und damit entscheidend für die Veranstaltung. Bedeutet: Hier braucht es ein exzellentes und belastbares Teilnehmermanagement! Die Landingpage hybrider Events entspricht so weit wie möglich dem Präsenz-Event. - EVENT-GUIDE / Mobile EVENT-APPS
Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und Webbrowsern und sind die wichtigsten Informationsgeber für Teilnehmer. - ZIELGRUPPENSPEZIFISCHE Inhalte müssen bei Live- und virtuellen Präsentationen stark aufeinander abgestimmt werden. Hier kann es sein, dass gleiche Inhalte unterschiedlich aufbereitet und kommuniziert werden sollten!
- REDAKTION
Aussteuern, Notizen machen, Favoriten-Folien parat halten, Bug fixing . - INTERAKTIVE VIDEO KONFERENZEN / VOICE CHATS
- AUFZEICHNUNGEN
Im Nachgang Inhalte bereitstellen . Wichtiger Support und zeitliches »Entstressungstool« für die Teilnehmenden. - VIRTUELLES RAHMENPROGRAMM
Erlebnisse, Emotionen und Begegnungen in der virtuellen Welt real werden lassen. - DATENMANAGEMENT und FEEDBACK-UMFRAGEN
Sehr gut realisierbar mit ausgesuchten Technikpaketen.
Kommunikation und Vermarktung
Mehr ist in diesem Fall auch »Mehr(wert)«:
Seien Sie intensiver und konsequenter in Ihrer Kommunikation in allen Phasen der hybriden Veranstaltung! In Ankündigung und Vermarktung, im Vorlauf, während der Veranstaltung und der Nach-Event-Phase.
1. Lassen Sie Teilnehmer möglichst früh erste Content-Erfahrungen machen:
z. B. Themen-/Angebotsauswahl aussuchen können, Registrierungsmöglichkeiten arrangieren, ebenso technische Bedingungen und das UI/UX kennenlernen zu dürfen.
2. Installieren Sie einen – hochwertig (!) produzierten – digitalen Event-Guide, der den Teilnehmenden das »How to« erklärt. Dadurch steigern Sie nachweislich Teilnehmerzahl und Conversion:
Wird die Veranstaltung vielleicht einen Gastgeber haben? Dann sollte man ein Einführungsvideo aufnehmen lassen, das die Teilnehmenden von Anfang an mit auf die Reise nimmt, Vorfreude schürt, Sicherheit gibt, über das Event aufklärt und gleichzeitig Humor in die Inhalte mit einfließen lässt.
3. Kommunikation in Form von Aktivierung: Dialoge zwischen den Teilnehmenden ermöglichen, u. a. durch Erreichbarkeit, auch mit Hilfe von Chats und KI.
4. Deutlich über das installierte, funktionierende Hygienekonzept sprechen!
5. »Drive to Web« spielt in der ganzen Vorbereitungsphase und über alle Kanäle hinweg eine wichtige Rolle: Über Social Media → LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube …, Print → Fachzeitschriften und selbstverständlich → eMail Signatur, Newsletter …
Qualität von Produktion und Konnektivität
Es ist entscheidend einen sehr guten, kompetenten, flexiblen und zuverlässigen Content-Produktionspartner zu finden. Es gilt: Bewegtbild in bester Qualität!
1. Bild, Ton, Qualität: Kompetenzen sind gefragt!
→ Wo produziert man
→ Wann kommt die »Bauchbinde«
→ Wie funktioniert die Regie eines Hybriden-Events
→ Wie funktioniert die Ausspielung …
Hier sind Filmproduktionen mit ihrer großen Erfahrung im Produzieren von Senderformaten erste Wahl: Ihre Kompetenzen liegen in Bild, Ton, Regie, Kameraführung und Auswahl des technischen Equipments.
2. Risikomanagement
→ Probeläufe einplanen!
→ Das Bugfixing verlangt nach guten Technikpartnern und klaren Prio-Listen. Bis zum tatsächlichen Eventstart wächst erfahrungsgemäß die Liste der gefundenen Fehler oder der Verbesserungsvorschläge. Hier muss man mit Blick auf die Zeit und die Ressourcen Nerven behalten und klare Prioritäten setzen. Während des Events kann weiter am Bugfixing gearbeitet werden.
→ Auch zugespielte Präsentationen testen! Gegebenenfalls kann das »Weiterclicken« der Präsentation aus der Redaktion heraus gemacht werden, um technische Probleme im HOME-Bereich des Präsentierenden zu vermeiden.
3. Qualitätssicherung
→ Es braucht eine technische und redaktionelle Leitung sowie ein Eventmanagement für den Präsenzbereich, um eine konstante Qualität gewährleisten zu können.
→ Keine Bandbreite – kein positives Erlebnis. Keine Verbindung – kein Event. Über ein Bundle von Mobile-Anbietern kann beispielsweise eine unabhängige Bandbreite erzeugt werden, die eine Übertragung des Events sicherstellt, wenn Streaming oder Stromversorgung zusammenbrechen sollten.
Same same but different!
Der große Unterschied zu einem Live-Event: Sie haben mit hoher Wahrscheinlichkeit keinen unmittelbaren Einfluss auf die Handlung der Teilnehmenden.
Virtuelle Teilnehmer lassen sich schneller ablenken, um etwas anderes zu tun. Sie brauchen mehr »Anreize«, aber auch Unterstützung und die Möglichkeit, das Versäumte nachzuholen oder zeitversetzt streamen zu können.
Newsticker, Erinnerungen, Sonderinformationen, persönliche Anrede, emotionalisierendes Storytelling, Breakout-Sessions, kurze Event- und Vortragsszenarien, spannende Schnitte...
Same same but different! (2)
Riechen, schmecken, tasten, dabei sein … fällt weg? Nicht ganz.
Kurze Beispiele für machbare Alternativen:
✔ Die »Gefühlswelten« zu den Teilnehmenden bringen, z. B. mit Online-Event-Boxen: Real-virtuelles gemeinsames Mittagessen, gemeinsames Weintasting mit Weinexperten, gemeinsames Yoga-Break-Out, Gewinnspiele u.v.m.
✔ Netzwerken – Persönliche Gesprächsmöglichkeiten in privat gestalteten »Inspiration Rooms«.
✔ Moderatoren als »Gefühlsgeber«: Im Live-Studio anfassen, riechen, schmecken, moderieren und für den Zuschauer »erleben« lassen.
Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (1)
→ Welches sind die KPIs für die Veranstaltung?
→ Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mix zur Verfügung gestellt?
→ Was passiert, wenn es Verbindungsprobleme gibt? Hier sollten Redundanzen unterschiedlicher Mobilfunkanbieter via Handyupload eingeplant werden, sowie div. Router, gesicherte Stromversorgung etc.
→ Existieren lineare Internetleitungen für Up- und Download?
→ Kann die Streaming-Bandbreite gehandelt werden?
→ 24h-Stresstest einplanen, Bug fixes, Fehler-Reporting, Backend-Check, Telefon-Hotline einrichten.
→ Fixe Räume schaffen für Moderatoren, Panelbefragungen, Roundtables oder Keynotes vor Ort (inkl. Green/Blue-Box) – für sauberen Ton, exzellentes Bild und klare Übertragung.
→ Vorproduktion und/oder Live-Umsetzung: Sind Redner und Simultandolmetscher zusammenschaltbar (direkt on Location oder von Remote-Arbeitsplätzen aus), Videos und Statements, Live-Schalte.
Checkliste für hybride Events
Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (2)
→ Auf Dynamik achten: Mindestens 2 bis 3 oder sogar freie dynamische Kameraperspektiven einnehmen.
→ Wie wichtig ist dem Kunden das Risikomanagement für Ausfälle? Stichworte hierzu: Redundanzen für Kamera, Licht, Ton, Regie, Mischer, Moderatoren, Redaktion, Maske etc.? Bei Berücksichtigung aller Punkte muss an dieser Stelle mit höheren Kosten kalkuliert werden.
→ Schauen, ob man nicht auf bereits bestehende (Plattform)-Softwarelösungen zurückgreifen kann.
→ Funktionieren die verwendeten Systeme / Tools für unterschiedliche Betriebssysteme und auf allen gängigen Browsern? Und sind sie untereinander kompatibel, um Live-3D-Objekte, Diskussionen und Arbeitsgruppen abstimmen zu können?
→ Kurzfristigkeit der Entscheidungen mit einplanen: Was eben noch als hybrider Event geplant war, soll innerhalb weniger Tage wegen gesetzlicher Vorgaben o.ä. nun ausschließlich virtuell veranstaltet werden.
→ Auf Vor- und Nachbereitung des Contents Wert legen.
→ Gibt es vor der Veranstaltung einen Guide, der erklärt, wie man auf der Event-Plattform teilnimmt, Keynotes on-demand oder interaktiv Sessions besucht? Messaging-Tools verwendet und seine virtuellen Rahmenprogramme gestaltet? Stichworte hier: Erklärvideos / Helpdesk aber auch Event-Apps, Videowalls, Instagram, Event basierte # etc.
Checkliste für hybride Events
Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (3)
→ Wie lange werden einzelne Acts dauern? Stichwort hier: Aufmerksamkeitsspanne vorm Bildschirm von 8 bis max. 30 Minuten beachten.
→ Welche Hilfsmittel werden die Teilnehmer haben, um sich untereinander zu vernetzen und Termine zu planen?
→ Werden für die Online-Veranstaltung Gebühren erhoben oder sind diese günstiger oder sind die Events generell so angelegt, dass es einen kostenlosen Zugang gibt?
→ Wie lange werden On-Demand-Sessions nach der Veranstaltung verfügbar sein? Wie weit können bisherige Live-Events in einen virtuellen Rahmen übertragen werden?
→ Gibt es im Team Leute, die die technischen Aspekte einer virtuellen Veranstaltung unterstützen und verwalten können? Alternativ: Wen können Sie ins Boot holen?
→ Wie können Sie selbst die Teilnahme verfolgen? On-site und virtuell?
Checkliste für hybride Events
Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (4)
→ Interaktion vor den Bildschirmen , d. h., die Zuschauer durch Aktivierung und Interaktion zum Teil des Ganzen machen!
→ Live-Experience im Publikum , d. h., die anwesenden Gäste nicht zu Live-Statisten werden lassen!
→ Physische Laufwege vs. Traffic Flow bedenken.
→ DSGVO – Datensicherheit, Datenintegrität, Zugangsmanagement und Verschlüsselung, Handling und Auswertung der Datenkomplexität. Daten sind die einzige Möglichkeit, den Erfolg von Veranstaltungen zu belegen. Die Messung des Engagements und die Erfassung von Teilnehmerdaten sind Grundvoraussetzung, den ROI einer Veranstaltung nachzuweisen. (Besuchertracking, Besucherführung, Raumaufteilung etc.).
→ Hygienesicherheit , Umluftentkeimer, Teilnehmermonitoring, portable Abstandshalter, Personenzählung (Rot-Grün-Ampel), Temperaturmessung, u. ä.
Zu guter Letzt:
Weiterentwickeln, verwerfen und wieder neu justieren!
Diese Zeiten zeigen, wie wertvoll echte Gruppenerlebnisse für Menschen und Unternehmen sind. Und bleiben.
»Digital« schafft den Austausch von Daten, Fakten und Geschichten, die einen bequemeren und effizienteren Zugang zu einer größeren Zahl von Kunden, Stakeholdern und Influenzern ebnen. »Digital« ermöglicht spannende Informationserlebnisse, Branding und Storytelling.
»Digital« kann aber nicht allein die Sehnsucht nach zwischenmenschlicher Nähe stillen.
Deshalb: Die Eventbranche wird sich immer wieder neu erfinden müssen: Live. Digital. Hybrid.
Der Aufwand, den es kostet, ist zugegebenermaßen größer als bisher und im ersten Moment auch anstrengender. Aber Sie werden belohnt werden durch neue Perspektiven, neue Ideen, neue Erlebnisse und neue Ergebnisse!
Die Inspiration für eine spannende Zukunft wird schließlich nicht daraus entstehen, dass wir uns im Kreis drehen und immer wieder fragen, wo wir in der Vergangenheit hätten mehr leisten sollen.
Für Ihr Unternehmen
Trauen Sie sich, Ihre Zukunftsmusik zu spielen!
Wir helfen Ihnen mit einem strategischen Konzept und modernen Umsetzungsprozessen, inspirierende, aktivierende und außergewöhnliche Events auf die Bühne zu bringen. Gerade auch dann, wenn es noch etwas Überzeugungskraft für die Entscheider braucht.
Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung und beobachten Sie die Welt.
Sie wollen mehr darüber erfahren wie erfolgreich hybride Events entwickelt und realisiert werden können? Zapfen Sie gerne unser Know-how an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin über unser Anfrageformular.
Fragen kostet nichts!
Neugier ist auf jeden Fall die allererste Tugend, die für das richtige Mindset qualifiziert.
Wir unterstützen Sie bei allem Weiteren: marketing@smd.com.de
Hybride Events
Hybride Events
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SMD. THE CREATiVE HOUSE.
Über SMD. Wir sehen uns nicht eingeschränkt als darmstädter Kreativagentur, Markenagentur, Digitalagentur, Designagentur, Werbeagentur oder Strategieagentur.
Unsere Experten helfen und unterstützen Sie strategisch, kreativ und digital Ihre Marke sichtbar zu machen und Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Leistungen erfolgreich zu vermarkten.
SMD. THE CREATiVE HOUSE. fühlt sich Unternehmen, Verbänden und Institutionen in Rhein/Main, Frankfurt, Mannheim, Darmstadt, Wiesbaden, Offenbach, Groß-Gerau u.v.m. eng verbunden. Darüber hinaus arbeiten wir seit mehr als 20 Jahren mit unseren überregionalen Kunden aus, u.a. München, Berlin, Stuttgart, Hamburg, Brisbane (Aus) und Texas (USA) immer wieder enthusiastisch, gerne und erfolgreich zusammen!